Fotos podem chegar por WhatsApp, e-mail, nuvem e até em papel. Quando cada pessoa salva de um jeito, surgem arquivos duplicados, versões sem identificação e dúvidas sobre qual imagem foi aprovada. Um fluxo curto e repetível ajuda a equipe a encontrar o material certo quando precisa.

Crie uma pasta principal por atendimento

Use um identificador interno que a equipe já reconheça, sem expor mais dados do que o necessário. Dentro da pasta principal, crie sempre a mesma estrutura.

  • 01-recebidas: cópia original de tudo o que chegou.
  • 02-selecionadas: imagens escolhidas para produção.
  • 03-editadas: arquivos ajustados para apresentação ou comunicado.
  • 04-aprovadas: somente o material confirmado para uso.
  • 05-entregues: versões finais enviadas ou publicadas.

Padronize os nomes dos arquivos

Troque nomes como IMG_4837 ou foto-final-nova-2 por uma sequência compreensível: 001-retrato, 002-familia, 003-viagem. Preserve o arquivo original em 01-recebidas e renomeie apenas as cópias de trabalho.

Registre a seleção

  1. Confirme quantas fotos serão usadas em cada material.
  2. Envie uma folha de contato ou miniaturas numeradas para facilitar a escolha.
  3. Registre quais números foram aprovados.
  4. Anote restrições informadas pela família, como não usar determinada imagem em rede social.
  5. Guarde somente uma versão final em 04-aprovadas.

Faça uma verificação técnica curta

  • Abra todos os arquivos para identificar imagens corrompidas.
  • Observe nitidez, orientação e cortes.
  • Remova capturas de tela quando houver a foto original disponível.
  • Não aplique filtros fortes que alterem a aparência da pessoa.
  • Teste a ordem das fotos antes de iniciar uma apresentação.
  • Mantenha uma cópia de segurança durante a produção.

Defina o encerramento do arquivo

A equipe precisa saber por quanto tempo manterá arquivos de trabalho e quem pode acessá-los. Essa decisão deve seguir a política interna e as orientações aplicáveis à empresa. Quando chegar o momento de excluir, faça isso de forma controlada e registre o procedimento adotado.

Se as fotos serão usadas em uma transmissão, inclua a pasta aprovada no checklist do Velório Online. Para a imagem principal do comunicado, use também o checklist da nota de falecimento.

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